Proje Bazlı Satın Alma Yönetimi
Proje; “Yeni bir ürün veya hizmet oluşumu için başlangıcı ve bitişi belirli olan sürekli olmayan geçici iş” olarak tanımlanır. Temelinde üretim yönetimi ve proje bazlı siparişi bünyesinde barındırır. Siparişler yeni üretim ve yeni sipariş anlamı taşımaktadır. Yeni üretim ve yeni siparişler daha önce üretilen ürünler ile benzerlik taşıyabilir lakin proje tipi üretimler için yenilikler üzerinde çalışılmalıdır. Proje bazlı üretimlerde daha çok müşteriye özel modeller olduğu söylenebilir. ERP sistemlerinin kurumsal bir yapı oluşturmaya çalışsa da müşteriye özel hizmet ve çözümler rekabet ortamı sayesinde ön plana çıkartmaktadır. ERP sistemleri proje yönetimi ile kaynak planlamada yeni bir yapı oluşturmaktadır. Proje için bütçe, zaman ve kaynak yönetimi ile farklılık oluşturur. Standart ERP yapıları ile (satış, üretim, üretim planlama.. vb) entegre hale gelir. Proje bazlı süreçlerde süreç yönetiminde ve izlenebilirlik olarak katkı sağlar. İş yükü dengeleme, stok durumu ve maliyetleri hakkında bir çok kullanım alanında kolaylık sağlar. Proje bazlı satın alma yönetiminin ERP ile uygulanması beş temel adımda gerçekleşir.
- Hissedarları Belirleyin ve Onlarla Tanışın
Hissedarlar proje sonucundan etkilenen kişiler olarak tanımlanır. Proje kapsamını, ihtiyaçlarını, bütçesini ve zaman çizelgesini belirler. Proje başlangıcından önce hissedarlar ile tanışmak oluşacak çekimserliğin önüne geçer. Proje konusunda kritik çalışanlar projenin amacını belirlemek açısından önemlidir.
- Detaylı Plan Oluşturun
Projelerde hem ekibi hem de şirketi en iyi şekilde hazırlamak ana görevlerden biridir. Amaç ve hedeflerin belirlenmesi ERP uygulamalarında ileriye götürecek bir süreç izler. Gerekli kaynakların belirlenmesi ne kadar kaynağa ihtiyaç olduğunu ifade eder. Ayrıca acil durum planları için kaynaklarında belirlenmesi gerekmektedir. Proje planının uygulama ekibi için rehberlik görevi görmektedir. Kapsamlı bütçenin proje sürecinde nasıl kullanılacağı ve harcanacağı konusunda katkı sağlar.
- Durum Güncellemeleri
Gerek ekip motivasyonu açısından gerekse mevcut durum hakkında bilgi sahibi olmak oluşacak sapmaları önlemede olanak sağlar.
- Risk Yönetimi
Proje yönetiminde yardımcı olmak çeşitli risk değerlendirme ve yönetim araçları olarak karşımıza çıkmaktadır. Projede atılacak adımların doğru planlaması ve zaman çizelgesine entegre edilmesi risk yönetimi açısından önemlidir. Düzenli periyotlarda durum güncellemeleri ve raporlar sayesinde ERP ile bütünleştirilerek katkı sağlayacaktır.
- Eğitim ve Öğretim
Çalışanların ERP sistemi ile eğitmek ve ERP‘ye yöneltmek konusunda doğru rota gösterir. Eğitimlerde yeni özellikler ile birlikte günlük yaşamda nasıl kullanılabileceği hakkında bilgiler verilmelidir. Öğrenmeyi teşvik etmek ve uzun vadede üretkenliği arttırmada yardımcı olacaktır. Proje bazlı satın alma ve ERP sistemlerini tam entegresini sağlamak ve etkili bir şekilde kullanmak için proje maliyetlerinin takibini sağlamak, ortak veri kaynağı, iş zekası ve müşteri isteklerine odaklanmak istenilen etkiye sahip olacaktır.