Şirketler işe aldıkları her çalışan için bir özlük dosyası hazırlamak zorundadır. Özlük dosyası çalışanların kişisel verilerinin yer aldığı dosyalardır. Her şirket çalışanı için ayrı ayrı oluşturulan bu bireysel dosya, personelin kişisel bilgileri dışında; ikamet yeri, nihai diploma, maaş, doğum izni, işletme tarafından verilen demirbaşlardan bilgisayar veya cep telefonu zimmetli eşya bilgileri de yer alır. Özlük dosyası insan kaynakları departmanının sorumluluğunda hazırlanır.
