Satın alma yönetimi, işletmelerin tüm süreçlerine ve işletmenin devamlılığına katkı sağlayan bir olaydır. Satın alma yönetimi ile kontrol ettiğimiz satın alma süreci, nasıl yönetiliyorsa işletmeye öyle olumlu ya da olumsuz geri dönüş sağlar. Peki bu satın alma tam olarak nedir, bunu beraber inceleyim.
Satın Alma Nedir?
Satın alma kısa ve öz bir tanım olarak; işletmelerin süreçleri için ihtiyaç duydukları mal veya hizmetlerin uygun tedarikçiden, uygun zamanda, uygun bir yerde, yeterli miktarda, uygun stratejiler ile en uygun fiyattan alınmasıdır.
Satın alma süreci zor ve vakit alan bir süreçtir. Bu sürecin önemli 3 kriteri vardır. Bunlar Kalite, Termin ve Maliyettir. Bu kriterlerden en az iki tanesinin satın alma süreci içerisinde olması gerekmektedir. Satın alma sürecinin diğer süreçlerden biraz farklı bir durumu vardır. Bu süreç içerisinde işlemler için direkt olarak maddi kaynaklar kullanılmaktadır. Bu sebeple yapılan tüm işlemlerin kayıtlarının tutulması şarttır.
Satın alma faaliyetleri gerçekleştirilirken:
– Ne satın aldığımız
– Beklenen teslim tarihi
– Satın alma miktarı
– Satın alma başlangıç tarihi
– Satın alma kabul tarihi
– Satın alma bitiş tarihi vb. faktörler ile genel bir çerçeve tasarlanması gerekmektedir.
Satın Alma İlkeleri Nedir?
Eşit şartlarda rekabet
Yeterli derecede süre tanınması
Gerekli olan kayıtların titizlikle tutulması
Gerekli ve yeterli olan şartnamenin hazırlanması
Ayrım yapılmaması.
Satın Alma Yönetimi Nedir?
Satın alma yönetimi, işletmelerin piyasa içinde yer aldıkları rekabet düzeylerine bağlıdır. Satın alma yönetimi iyi olan bir işletme, piyasa içinde o kadar fazla rekabet içinde bulunabilir.
Satın alma yönetimi, işletmenin ihtiyacı olan ürünleri arzulanan kalitede, miktarda, zamanda, fiyatta ve uygun tedarikçiden alınmasını sağlayan yazılım ve yönetim sürecidir. Satın alma yönetimi satın almayla ilgili olan süreçlerin yakın takibini yapan bir sistem olarak karşımıza çıkar. Satın alma yönetimi bu süreçlerle entegre olacak biçimde çalışır. Satın alma yönetimi firmanın rekabet etme gücüyle orantılı olan bir kavramdır. Bir firma ne kadar iyi bir satın alma yönetimi uygularsa o kadar piyasada ayakta kalır ve güçlü olur. Satın alma yönetimi ile tedarik zinciri yönetimi süreçleri birbirlerini tamamlarlar. Satın alma yönetimi işletme içindeki maddi işleri yürütürken, tedarik zinciri yönetimi ise işletmenin ihtiyaç duyduğu malların temini ile uğraşır.
Satın alma yönetimi için önemli olan kriterler vardır. Bu kriterler;
- Ayrım Yapmama: Alınacak hizmet veya malın maliyeti ve kalitesi dışında ayrım yapılmamalıdır.
- Adaletli Rekabet: Önemli ve güçlü sebepler bulunmadığı sürece sözleşmelerde rekabete yer verilmemelidir.
- Kayıtların Tutulması: Tüm süreçler en ince ayrıntısına kadar kayıt altına alınmalıdır.
Satın alma yönetimi ile uğraşan kişinin öncelikli hedeflerinden biri ise satıcı ve tedarikçileri ile bir seferlik değil, devamlı ilişki içerisinde olmayı sağlamaktır. Devamlı ilişkide olan tedarikçi ile satıcı çoğu işte birlikte hareket ederse satın alma yönetimi olağandan daha hızlı şekilde işlemeye devam eder.
Satın Alma Süreci İş Akış Şeması
- Talep oluşturma
- Teklif isteme
- Teklif oluşturma
- Teklif değerlendirmesi
- Sipariş hazırlanması
- Malzeme girişi
- Hazırlanan ürünün başarılı bir şekilde teslim edilmesi.
Satın Alma Yetkilisi Görev ve Sorumlulukları
Üst derece yöneticilerle beraber ilgili birimin ihtiyaçlarını tespit etmek satın alma sürecini başlatmak.
Öncelik derecelerine, ödeme durumlarına, iş programlarına göre satın alma ile ilgili işlerin kayıtlarını düzenli bir şekilde tutmak.
Tüm satın alma listelerini takibini ve kontrolünü sağlamak.
Çalıştığı firmanın etik kurallarına uymak, riskli görevleri dikkate alacak bicide üstlenmek.
Satın alma ile ilgili yazışmaların hazırlanması ve bu yazışmaların takibi.